Voici comment YesProject.fr réduit en moyenne de 21 % les surcoûts d'un projet en dérive :
Les coûts factuels évités (directs et mesurables)*
Surcoûts liés au renforcement d’équipe et à l’intervention d’experts externes :
Faute de compétences internes, il faudra engager des consultants, des formateurs, des prestataires spécialisés (en test, en intégration, en architecture, etc.). Ces recrutements tardifs et non prévus initialement entraînent des coûts supplémentaires immédiats.
Supposons que le manque de compétences internes impose de faire intervenir 2 experts pendant 3 mois.
Taux journalier moyen d’un expert : 1.000 € / jour
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Surcoûts de réorganisation et de réévaluation du planning :
L’absence de méthodologie, de définition claire des objectifs et de périmètre fonctionnel induit des retards. Ces retards entraînent des coûts supplémentaires en jours/homme, la réservation prolongée de ressources, d’environnements de test, et une gestion du projet qui s’étire dans le temps.
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Surcoûts de mises à niveau techniques et d’outillage :
Le projet nécessite de nouveaux environnements, des outils collaboratifs de gestion de projet, de outils de tests, des systèmes de tracking de tickets, des référentiels de données, etc. Le déploiement et la configuration de ces outils, jamais planifiés correctement, impliquent des dépenses imprévues.
Achat/licences + configuration : ~50.000 €
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Pénalités contractuelles avec des tiers :
Si des délais ou des niveaux de qualité ne sont pas respectés, des pénalités peuvent s’appliquer. De même, l’incapacité à respecter le périmètre et les engagements envers les sous-traitants ou les fournisseurs peuvent générer des surcoûts (amendements contractuels, renégociations coûteuses).
En cas de retard (par ex. 3 mois), pénalités d’3% du budget total par mois de retard sur un budget initial d’environ 1 M€ (hypothèse) :
3 mois x 3% x 100.000 € = 9.000 €
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Surcoûts liés à la formation et à l’acculturation :
Dans la mesure où les équipes ne maîtrisent pas la méthodologie, les technologies ou les processus, il faudra investir en formation, en accompagnement méthodologique, voire réorienter des ressources vers des activités à faible valeur ajoutée (correction d’erreurs, retours en arrière, documentation a posteriori).
Ateliers de méthodologie, outils, technologies :
5 sessions de formation à 5.000 € chacune : 5 x 5.000 € = 25.000 €
Les coûts cachés évités (Indirects, plus difficiles à quantifier)*
Baisse de productivité et démotivation interne :
L’absence totale de clarté, de compréhension des rôles, de collaboration et de reconnaissance entraîne une démobilisation des équipes. Elles perdent du temps à clarifier entre elles, à chercher des informations introuvables. Cette perte de productivité et de motivation est un coût caché majeur.
Supposons une équipe de 10 personnes, chacune facturée ~500 €/jour, qui perd 20% de sa productivité pendant 6 mois à cause de l’absence de clarté, du manque de communication et du temps passé à redéfinir les priorités.
1 personne : 6 mois ~ 120 jours, 120 jours x 500 €/jour = 60.000 €
Perte de 20% = 12.000 € par personne
Pour 10 personnes : 10 x 12.000 € = 120.000 €
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Turnover et perte de savoir-faire :
Des projets chaotiques peuvent augmenter le taux de départ des collaborateurs. Le coût du recrutement et de la formation des nouveaux arrivants, ainsi que la perte de connaissance interne, est un coût caché élevé.
Si 2 personnes clés quittent le projet, coût de recrutement + perte de connaissance + onboarding de nouveaux venus : ~30.000 € par départ
2 départs x 30.000 € = 60.000 €
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Opportunités manquées (retard go-to-market) :
Les ressources humaines et financières immobilisées sur un projet mal engagé ne peuvent être allouées à d’autres projets potentiellement plus rentables ou stratégiques. Le manque à gagner et le retard pris sur d’autres initiatives représentent des coûts d’opportunité importants.
Si chaque mois de retard coûte 50.000 € de chiffre d’affaire non réalisé, et qu’il y a 3 mois de retard = 150.000 €
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Impact sur la réputation interne et externe :
Un projet mal mené peut dégrader la confiance des parties prenantes internes (directions, autres services) et externes (clients, partenaires, investisseurs). Les dommages sur la marque employeur ou l’image de fiabilité de l’entreprise sont difficiles à quantifier, mais bien réels.
Même si ce point est difficile à quantifier, on estime arbitrairement 50.000 € en pertes potentielles (image, marque employeur, incertitudes chez les partenaires).
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Surcoûts liés à la complexité technique non maîtrisée :
L’introduction de nouvelles technologies, mal préparée et mal pilotée, peut conduire à des complexités futures (maintenance plus coûteuse, évolutions plus difficiles, dette technique). Cela représente un coût caché qui se révélera sur le long terme.
Surcoûts directs estimés : ~22.500 €
Coûts cachés estimés : ~38.000 €
Total Impact potentiel : ~60.000 €*
*Synthèse chiffrée pour un projet d’environ 100 000 €
*Sources et références :
Ces sources et références sont reconnues en matière de gestion de projet, de pilotage des coûts et d’analyse des risques. Vous y trouverez des études de cas, des méthodologies et de bonnes pratiques, afin d’obtenir des frameworks solides.
- Project Management Institute (PMI) : Site officiel : https://www.pmi.org/
Le PMI édite le PMBOK® Guide, référence mondiale en gestion de projet, et propose des standards, des articles et des études (telles que le Pulse of the Profession).
- The Standish Group : Site officiel : https://www.standishgroup.com/
Leurs rapports “CHAOS” analysent régulièrement les causes d’échec, de dépassement de coûts et de délais sur les projets IT.
- Gartner : Site officiel : https://www.gartner.com/
Cabinet de recherche et de conseil en technologies de l’information, Gartner fournit des analyses (souvent payantes) sur la performance, les risques, les coûts cachés et la maturité des organisations IT.
- McKinsey & Company, page “Operations” : https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights
McKinsey publie régulièrement des études et articles sur la transformation digitale, la maîtrise des coûts, la gouvernance et la gestion du changement dans les projets technologiques.
- Harvard Business Review (HBR), section Management : https://hbr.org/topic/leadership-and-managing-people
HBR fournit des articles de fond sur la gestion de projet, le leadership, la collaboration entre équipes, et peut couvrir indirectement les problématiques de coûts cachés liés à la culture ou la gouvernance.
- Project-Management.com : https://project-management.com/
Un site d’information proposant des articles, des outils, et des meilleures pratiques dans le domaine de la gestion de projet, couvrant entre autres la planification, l’estimation de coûts, les risques et les méthodes agiles.
- PMI France (Chapitre Francophone du PMI) : https://pmi-france.org/
Pour des ressources et événements en français sur la gestion de projet, y compris la maîtrise des coûts et le management des risques.
- Journal du Net - Management de Projet : https://www.journaldunet.com/management/direction-generale/guide-du-management-de-projet.shtml
Le JDN propose des articles et des guides pratiques sur le management de projet, abordant parfois le pilotage des coûts et les bonnes pratiques organisationnelles.
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